Daftar, Excel yoki dastur: qaysi biri sizga mos

"Qaysi dasturni sotib olay?" — kichik do'kon egalarining eng ko'p beradigan savoli. Lekin bu savol ko'pincha noto'g'ri tartibda beriladi. Avval vosita emas, o'z biznesingizning hajmini aniqlash kerak: kuniga nechta tovar sotasiz, hisobni nechta odam yuritadi va nechta nuqtada tovar turadi. Shu uch raqamga qarab daftar, Excel yoki dastur o'rtasida to'g'ri tanlov qilish oson bo'ladi.

Daftar: eng oddiy va eng arzon

Agar kuniga o'nlab tovar sotsangiz, assortimentingiz bir necha yuz pozitsiyadan oshmasa va hisobni siz yolg'iz yuritsangiz, oddiy daftar ham yetadi. Uning afzalligi shundaki, uni elektr, internet va o'rganish talab qilmaydi, hamma narsa ko'z oldingizda turadi.

Kamchiligi ham aniq. Daftarda qidirish sekin, jami summani qo'lda hisoblashga to'g'ri keladi, xatoni tuzatish qiyin, yozuv yo'qolsa hammasi yo'qoladi. Daftar bilan ishlasangiz, har bir tovarga alohida varaq ajrating va kirim bilan sotuvni ikki ustunga yozing; shunda qoldiq har safar bir qarashda ko'rinadi.

Excel: ko'pchilik uchun eng yaxshi boshlanish

Sotuv kuniga yuzlab tovarga yetsa yoki tovar turlari ko'payib ketsa, Excel (yoki Google Sheets) daftardan ancha qulay. Jadval o'zi hisoblaydi: qoldiq, jami summa, foyda. Tovarni nomi bo'yicha qidirish bir soniya oladi, bir xil jadvalni telefondan ham ochish mumkin.

Excel quyidagi sharoitlarda yaxshi ishlaydi:

• tovar turlari bir necha yuzdan, ko'pi bilan bir-ikki mingdan oshmasa;
• jadvalga bir yoki ikki kishi kiradi;
• omborxona yoki do'kon bitta joyda;
• sotuv hajmi kunlik qo'lda kiritishga yetarlicha kichik.

Bu yerda xavf boshqa joyda: Excel hamma narsaga yo'l qo'yadi. Birov formulani o'chirib yuboradi, birov noto'g'ri katakka yozadi, ikki kishi bir faylning ikki nusxasini yuritadi. Shuning uchun fayl nusxasini har kuni saqlab boring.

Dastur: qachon haqiqatan kerak bo'ladi

Dastur (masalan, 1C yoki kassa tizimiga ulangan hisob dasturi) quyidagi vaziyatlarda o'zini oqlaydi:

• tovar ikki va undan ko'p filial yoki ombordan sotiladi;
• bir vaqtda bir nechta sotuvchi ishlaydi va har kim sotuvni darrov kiritadi;
• kassa apparati yoki shtrixkod skaneri bor, qo'lda kiritish esa vaqtni yeydi;
• qoldiq tezkor kerak: tovar tugayotganini sotuv jarayonida bilish zarur;
• ulgurji mijozlar, nasiya va qarzlar hisobi murakkablashgan.

Dasturning kamchiligi — uni o'rganish, sozlash va, odatda, oylik yoki bir martalik to'lov. Eng katta xavf esa boshqa: noto'g'ri sozlangan dastur noto'g'ri raqamlarni chiroyli ko'rinishda beradi. Dasturga o'tishdan oldin tovar nomlari, narxlar va qoldiqlar tartibli bo'lishi shart, aks holda eski chalkashlik yangi tizimga ko'chib o'tadi.

Qaror qabul qilish uchun to'rt savol

Quyidagi savollarga javob bering:

1. Kuniga nechta chek yoki sotuv bo'ladi? O'ndan kam bo'lsa daftar, o'ndan yuzgacha bo'lsa Excel, yuzdan ko'p bo'lsa dastur haqida o'ylang.
2. Hisobni nechta odam yuritadi? Bir kishi bo'lsa Excel yetadi; ikki-uch kishi bir vaqtda ishlasa, dastur yoki umumiy onlayn jadval kerak.
3. Hisob xatosi sizga qancha turadi? Arzon tovar bilan ishlasangiz bir-ikki xato bilinmaydi, qimmat tovarda esa bitta xato ham sezilarli.
4. Sizda tartib bormi? Tartibsiz hisob uchun eng yaxshi dastur ham yordam bermaydi.

Ko'pincha eng to'g'ri yo'l — bosqichma-bosqich o'tish. Avval daftardan Excel'ga o'ting va bir-ikki oy davomida hamma narsani jadvalda yuriting. Shu vaqt ichida qaysi ustunlar haqiqatan kerakligi, qanday hisobotlarni ko'rishni xohlayotganingiz va qayerda xato qilayotganingiz ma'lum bo'ladi. Keyin dastur tanlaganingizda, undan nimani talab qilishni aniq bilasiz va sotuvchining chiroyli va'dalariga emas, o'z ehtiyojingizga tayanasiz. Eski jadvalni o'chirmang: uni bir necha oy dastur bilan parallel yuritib, ikkala tizimdagi qoldiqni solishtirib turing.

Xulosa

Eng yaxshi vosita — siz har kuni haqiqatan ishlatadigani. Murakkab dasturni ochmay qo'ygandan ko'ra, oddiy jadvalni har kuni to'ldirgan yaxshi. Qaysi vositani tanlamang, avval tovar nomlari, narxlari va boshlang'ich qoldiqlar to'g'ri bo'lishi kerak. Bunda AniqHisob inventarizatsiya o'tkazib, hisobni tartibga solishda yordam bera oladi: shundan keyin daftar, Excel yoki dastur — qaysi biri bo'lsa ham, to'g'ri raqamlar bilan ishlaydi.