Товар, взятый владельцем и семьёй: как записывать

Вечером, уходя домой, владелец берёт с полки пачку чая и сок ребёнку. На следующий день приходит жена и уносит мыло и моющее средство. В другой раз сестра просит сахар. «Это мой магазин, зачем записывать?» Никто не ворует, но товар уходит, а деньги не приходят. Такие расходы в небольших магазинах очень распространены и почти никогда не записываются. Сделать их видимыми можно с помощью личного счёта владельца.

Почему это не «мелочь»

Условный расчёт: если владелец и семья берут в среднем на 15 000 сумов в день, в месяц набегает 450 000 сумов, а за год 5,4 млн сумов. Эти деньги не попадают ни в продажи, ни в кассу. Каждая незаписанная пачка при пересчёте оказывается недостачей, которую нечем объяснить. А вы ищете причину в другом месте, подозревая то сотрудника, то себя.

Есть и ещё один момент: сотрудники видят, что берёт владелец. Если он берёт без записи, они тоже начинают думать, что «моя мелочь» не считается. Порядок начинается сверху.

Кроме того, деньги магазина смешиваются с деньгами семьи, и в конце месяца возникает вопрос «куда ушли деньги?». Товар тоже деньги: пачка, взятая с полки, равна деньгам, не попавшим в кассу.

Отдельный счёт «владелец»

Решение простое: товар, который берут владелец и его семья, должен быть отдельным видом расхода. Заведите в тетради или таблице раздел «личные нужды». В каждой записи должно быть:

• дата;
• кто взял (владелец, жена, брат);
• название и количество товара;
• сумма по себестоимости.

Записывайте в момент, когда берёте, а не вечером по памяти. Оставьте тетрадь у кассы вместе с ручкой. Если вы ведёте таблицу, добавьте отдельный код покупателя «Владелец»: товар списывается с остатка, а запись не смешивается с обычной выручкой.

По какой цене записывать

Записывайте по себестоимости. Причина такова: для владельца это расход без прибыли, вы же не «продаёте» себе с наценкой. А себестоимость — это деньги, которые магазин реально потерял. Какой способ ни выберете, пользуйтесь им всегда, иначе месяцы нельзя будет сравнивать. Условный пример: себестоимость коробки чая 48 000 сумов, цена продажи 60 000 сумов. Для владельца записывается сумма 48 000 сумов.

Правила для семьи и сотрудников

Правила не должны быть длиннее двух-трёх фраз:

1. Все, включая владельца, записывают одинаково. Без исключений.
2. Члены семьи не берут товар без записи. Раз в неделю просматривайте записи вместе.
3. Если сотрудник может покупать товар со скидкой, правило должно быть письменным: сколько в месяц, по какой цене и когда платит. «Потом отдам» без записи недопустимо, потому что оно превращается в долг, который забывают.
4. Если деньги не уплачены, запись сотрудника тоже идёт в учёт долгов, а дата удержания из зарплаты фиксируется.

Что делать в конце месяца

В конце месяца посчитайте итог раздела «личные нужды» и вычтите из прибыли. Условный пример: прибыль по продаже товаров по учёту 6 000 000 сумов, товар, взятый владельцем, на 450 000 сумов. Значит, настоящая прибыль 5 550 000 сумов. Тот, кто видит обе цифры, понимает реальное положение магазина.

Если вам надоест записывать каждый день, есть другой путь: установите для себя месячный лимит, например 500 000 сумов, и старайтесь его не превышать. Когда лимит есть, записывать легче, ведь достаточно следить за одной суммой. Но запись всё равно не бросайте: лимит без записи и запись без лимита не работают.

Ещё одна хорошая привычка: назначьте себе ежемесячную зарплату и записывайте её как расход магазина. Тогда и товар, взятый домой, можно считать из этой зарплаты, а деньги магазина и семьи не путаются.

Вывод

Товар, взятый владельцем, не кража, но если его не видно в учёте, он действует как кража: прячет прибыль и делает недостачу необъяснимой. Отдельный вид расхода, запись по себестоимости и одинаковое правило для всех решают эту проблему. Если часть недостачи в вашем магазине состоит из таких незаписанных расходов и учёт запутался, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, поможет определить причины и установить порядок.