Списание негодного товара: акт и простые правила

Представьте: в углу подсобки стоит коробка с разбитой посудой. В таблице она всё ещё числится как «12 штук», но продавать её никто не будет, и никто не списал. При каждом пересчёте эти же 12 штук выходят «недостачей», каждый месяц повторяется один и тот же вопрос. Остаток на бумаге отличается от настоящего, потому что потеря не признана. Списание — честный и упорядоченный способ эту потерю признать.

Что списывают

Есть несколько видов товара, который продать нельзя:

• разбитый, помятый или порванный товар;
• подмоченный, испорченный, с вредителями или растаявший товар;
• товар с истёкшим сроком годности;
• товар с заводским браком, который поставщик не забирает обратно.

Есть важное различие: списывают потерю, причина которой известна и подтверждена. Нехватка с неизвестной причиной не списывается, её отдельно проверяют как недостачу. Если смешать эти два случая, настоящая проблема останется незамеченной. Непригодные продукты и лекарства продавать нельзя, а порядок их уничтожения уточните у бухгалтера или в соответствующем органе, исходя из действующих требований.

Прежде чем списывать

Не всё повреждённое является мусором. Товар с помятой упаковкой, но целый и годный внутри можно продать со скидкой. При этом помните о двух вещах: качество товара действительно не должно пострадать, а покупатель должен знать причину скидки. Установите отдельную цену со скидкой и в записи о продаже отделяйте её от обычной, тогда прибыль считается верно. Если же продать нельзя, выбирается путь списания.

Простой акт

Большой документ не нужен, хватит одной страницы. В ней должно быть:

1. дата;
2. название и количество товара;
3. себестоимость единицы и общая сумма;
4. причина: разбит, просрочен, подмочен и так далее;
5. кто обнаружил;
6. разрешение и подпись владельца;
7. отметка о том, что сделано фото.

Условный пример: 12 стеклянных банок по 15 000 сумов, всего 180 000 сумов. Причина: упали с полки и разбились, обнаружил продавец. Владелец подписал, фото сделано. Такой короткий акт отвечает на вопросы и через год.

Порядок в шесть шагов

1. Сразу уберите товар из продажи и сложите в отдельную коробку «негодное», иначе его по ошибке продадут.
2. Сфотографируйте: товар в целом и дефект крупным планом.
3. Составьте акт.
4. Владелец или ответственный подтверждает акт.
5. В таблице оформите расход с типом «списание». Не смешивайте его с продажей, ведь у продажи есть выручка, а здесь только потеря.
6. Утилизируйте товар или верните его поставщику.

Заранее определите, кто что делает: дефект обнаруживает продавец или кладовщик, а подтверждает владелец. Если один и тот же человек и находит, и утверждает, контроль пропадает.

Особое внимание уделите последнему шагу. Если брак заводской, поставщик может заменить товар или вернуть деньги. Но такие претензии обычно принимаются в ограниченный срок, поэтому фото дефекта отправляйте сразу, как только он обнаружен.

Смотрите на потери отдельно от прибыли

В конце месяца посчитайте общую сумму списанного. Условный пример: за месяц 180 000, 90 000 и 240 000 сумов, всего 510 000 сумов. Считайте по себестоимости, а не по цене продажи: потеряны именно затраченные деньги. Эта сумма напрямую вычитается из вашей прибыли. Сравните её с месячной выручкой и поставьте рядом первый, второй и третий месяцы. Если сумма растёт, ищите причину: не закупаете ли вы лишнее, не плохи ли условия хранения, не обращаются ли сотрудники с товаром небрежно, следите ли вы за сроками годности?

Если рядом с каждым актом записывать причину, через несколько месяцев самая частая проступит сама. Например, если половина разбитого товара упала с одной полки, проблема не в товаре, а в этой полке.

Вывод

Списание не уничтожает потерю, но делает её видимой и объяснённой. Короткий акт, фото, подпись владельца и месячный итог приближают остаток в таблице к реальности, а при пересчётах больше не всплывают одни и те же «загадочные» расхождения. Если в вашем магазине негодный товар годами числится в таблице, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, определит реальный остаток и поможет восстановить учёт.