В учёте есть, на полке нет: ищем расхождение за шесть шагов
Если пересчёт не сошёлся с учётом, не спешите обвинять сотрудника. Сначала по очереди проверьте простые причины: чаще всего расхождение находится там.
Допустим, вы насчитали на полке 15 пачек сухого молока, а в учёте числится 18. Не хватает трёх пачек. Первая мысль всем знакома: кто-то взял. На деле большинство расхождений рождается не из краж, а из документов и привычек, и их можно искать по порядку. Главное правило простое: проверяйте от простого к сложному и ищите причину в записях, а не в людях.
Сначала точно измерьте расхождение
Перед поиском запишите расхождение: какой товар, на сколько штук меньше или больше, сколько это в сумах. Условный пример: три пачки сухого молока по 62 000 сумов, всего 186 000 сумов. Отделяйте недостачу от излишка, ведь лишний товар тоже признак ошибки: значит, где-то не записан приход или продажа записана дважды. И посмотрите ещё на одно: расхождение по одной позиции или по десяткам? Расхождение по одному товару обычно вызвано одной причиной, а по многим позициям говорит о системной ошибке.
Поиск в шесть шагов
- Пересчитайте. Пусть это сделает другой человек и в другом порядке. Смотрите не только торговый зал, но и подсобку, пространство под прилавком, коробку с возвратами и витрину.
- Поищите рядом. Товар мог оказаться на другой полке, рядом с похожим или там, где его оставил покупатель.
- Проверьте приходные документы. Последние поставки внесены в таблицу? Одна поставка не записана дважды?
- Проверьте продажи. Расхождение дают продажа похожего товара под чужим кодом, незаписанная продажа за наличные, товар, проданный в долг, но не списанный.
- Проверьте единицы измерения. Если перепутать коробку и штуку, килограмм и грамм, расхождение мгновенно вырастет в десять раз.
- Вспомните мелкие движения. Товар, вскрытый для пробы, образцы, товар, взятый сотрудником или владельцем, разбитый и просроченный товар часто не списывают.
После каждого шага смотрите, уменьшилось ли расхождение. Нередко всё становится ясно уже на втором-третьем шаге.
Условный пример: при повторном пересчёте в коробке в подсобке находятся ещё две пачки, потому что подсобку раньше не считали. Расхождение сокращается до одной пачки. Затем выясняется, что эту пачку вчера отдали покупателю, но продажу не записали. «Загадочная» недостача в три пачки распалась на две простые причины.
Какие расхождения стоит искать
Тратить часы на каждое расхождение не нужно. В весовом или очень мелком товаре разница в одну-две штуки естественна. Поэтому заранее договоритесь с командой: какое расхождение требует поиска? Например, превысившее установленную сумму или повторяющееся несколько месяцев подряд. Для дорогого товара порог пусть будет ниже, для дешёвого и мелкого выше. Запишите пороги и пересматривайте их раз в полгода. Тогда время уходит на самые важные расхождения, а не на мелочи.
Как разговаривать с людьми
Когда расхождение найдено, начинайте не с обвинения, а с вопроса: «Что в последний раз было с этим товаром?» или «Когда оформили поставку?». Тогда сотрудник не защищается, а сам вспоминает и помогает. Обвинение, напротив, толкает к сокрытию: в следующий раз при ошибке он промолчит. Коротко записывайте, кто, когда и что сделал: в спорах точные данные дают точные ответы.
Исправление и выводы
Найдя причину, исправьте учёт, но рядом с исправлением запишите и причину: «приход не внесён», «продажа под другим кодом», «разбитый товар не списан». Если после всех поисков часть расхождения осталась необъяснённой, запишите её отдельно как «неустановленную недостачу», не прячьте и не включайте в остаток другого товара. Запись с датой и суммой пригодится для сравнения в следующем месяце.
Через месяц посмотрите на список причин. Если чаще всего повторяется, например, путаница с единицами измерения, вы исправите именно это место, и при следующем пересчёте расхождения уменьшатся сами.
Вывод
Расхождение — повод для беспокойства, но не для обвинений. Точно измерьте его, проверьте по шести шагам, спокойно поговорите с людьми и записывайте причины, и недостача из загадки превратится в информацию, из которой можно учиться. Если расхождения растут, а причину вы не можете найти сами, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, поможет разобрать расхождения и восстановить порядок в учёте.