Ошибки учёта: семь самых частых

Большинство ошибок в учёте не случайны: они повторяются в одних и тех же местах по одним и тем же причинам. Поэтому их можно знать заранее и для каждой поставить короткую проверку. Ниже семь ошибок, у каждой свой признак и способ предупредить. В качестве примера возьмём магазин электротоваров: кабель, розетки, лампочки, автоматические выключатели.

Ошибки прихода и расхода

Ошибка 1: незаписанный приход. Машина приехала, товар поставили на полку, а в таблицу не внесли. Признак: продажи есть, а остаток нулевой или отрицательный. Самая простая проверка: отфильтруйте в таблице строки с отрицательным остатком. Физически отрицательного остатка не бывает, значит, за ним стоит незаписанный приход или неверная единица. Чаще всего это случается при срочной разгрузке или поздним вечером. Записывайте в таблицу номер накладной по каждой партии: документ без номера считается невнесённым.

Ошибка 2: дважды записанный расход. Продажа есть в кассовом чеке, и её же вносят в таблицу вручную. Признак: остаток в таблице постоянно меньше, чем на полке, а сумма продаж больше, чем в кассе. Мера простая: данные о продажах берутся только из одного источника, например из дневного кассового отчёта, и больше ниоткуда. Иначе даже при 10 розетках в день, записанных дважды, к концу недели таблица покажет на 70 штук меньше, а на полке товар будет лежать.

Ошибка 3: путаница единиц измерения. Кабель приходит бухтами, а продаётся метрами. В приход записали «3» (бухты), в продажу «40» (метры). Остаток получился 3 − 40 = −37, хотя на складе лежит 260 метров кабеля. Правильно: выбрать одну основную единицу, то есть метр, и сразу при приходе пересчитывать бухты: 3 × 100 = 300 метров. Тогда 300 − 40 = 260.

Время и формулы

Ошибка 4: позднее внесение. «Запишу потом» за два дня превращается в полунедельную кучу, а человек уже не помнит, что не записал. Правило: запись вносится не позднее чем через 24 часа. Если времени нет, хотя бы сфотографируйте кассовый чек или накладную: запись будет сделана позже, но источник не потеряется. У позднего внесения есть ещё один вред: забываются цены дня и скидки, и на следующий день точную цену продажи уже не вспомнить.

Ошибка 5: сломанная формула. Когда в таблицу добавляется новая строка, итог её не захватывает, или кто-то для «быстрой правки» вписывает вручную число вместо формулы. Признак: итоговая сумма отличается от пересчитанной вручную. Раз в месяц пересчитывайте пять строк на калькуляторе и выделяйте столбцы с формулами цветом: вписанное руками число сразу бросится в глаза. Защитите столбцы с формулами, а для ввода оставьте отдельные столбцы.

Ошибки при исправлении

Ошибка 6: исправление через удаление. Если удалить неверную строку и написать новую, след ошибки исчезает, остаётся неизвестным, как и почему она случилась, поэтому ошибка и повторяется. Правильно: оставить старую строку, а под ней написать корректирующую: «−2 штуки, причина: внесено дважды». Таблица чуть вытянется, зато каждое число будет объяснено.

Ошибка 7: молчаливое выравнивание разницы. После пересчёта остаток приравнивают к цифре на полке, но не записывают, сколько разница и откуда она. Пример: розеток в таблице 120, при пересчёте 114. Если тихо поправить, исчезнут и недостача в шесть штук, и её стоимость. Запишите: «−6 штук, пересчёт, причина выясняется», а затем найдите причину. Разницы, накопленные месяц за месяцем, дают настоящую картину недостачи.

Три проверки за десять минут

Искать семь ошибок по одной не обязательно. Раз в неделю потратьте десять минут на три действия:

1. Отфильтруйте строки с отрицательным остатком (ошибки 1, 3 и 4).
2. Сравните суммы продаж в кассе и в таблице (ошибки 2 и 4).
3. Пересчитайте вручную итог и остаток по пяти строкам (ошибка 5).

Вывод

Людей, которые не ошибаются, нет, но есть системы, которые быстро находят ошибку: одна единица, один источник, ежедневный ввод, защищённые формулы и записи, которые не удаляются. Если ошибки в учёте уже накопились и вы не доверяете остаткам, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, поможет восстановить учёт и научит сотрудников вносить данные правильно.