Продажа в долг: связываем с учётом товара

В магазине у дома продажа в долг — обычное дело: «Джасур-ака сегодня заберёт, а с зарплаты отдаст». Это держится на доверии и помогает сохранить постоянного покупателя. Но если проданный в долг товар записан неверно, возникают две проблемы: либо на складе товар числится, хотя его уже нет, либо в кассе не хватает денег, а чей это долг, забывается. Решение простое: записывайте два факта, которые происходят при продаже в долг, по отдельности.

Два отдельных факта

При продаже в долг происходят два события. Первое: товар ушёл из магазина, поэтому остаток уменьшается как при обычной продаже. Второе: деньги ещё не пришли, то есть покупатель остался вам должен. Многие записывают только долг и забывают списать товар в таблице, или наоборот. Внесите товар в таблицу продаж с пометкой «в долг», а долг запишите отдельно в тетрадь долгов. Тогда и дневной учёт становится понятным: продажи 1 000 000 сумов, в кассе 800 000, оставшиеся 200 000 — в долг.

Тетрадь долгов: простая структура

Для каждого должника заведите отдельный лист или таблицу. Столбцы: дата, что взято, сумма, оплата (дата и сумма), остаток долга, срок оплаты. Пример: Джасур-ака в понедельник взял продукты на 180 000 сумов, срок — конец месяца. В четверг он внёс 100 000, остаток 80 000. В субботу взял ещё на 60 000, и теперь долг составляет 140 000. После каждой записи сразу считайте остаток долга и не пытайтесь держать итог в голове.

Тетрадь пусть ведёт владелец или один ответственный продавец. Если должник может видеть свой долг, споров становится меньше: достаточно раз в неделю отправлять короткое сообщение в Telegram.

«Возраст» долга

Разделите должников на три группы по тому, как давно не оплачено:

• 0–7 дней: обычная ситуация, внимания не требует;
• 8–30 дней: пора вежливо напомнить;
• больше 30 дней: серьёзный долг, новый товар в долг не отпускается.

Просматривайте список раз в неделю. Чем дольше лежит долг, тем меньше шансов его вернуть, поэтому это тоже замороженные деньги, только теперь в виде долга, а не товара. Долг старше 90 дней при потерянной связи с покупателем пометьте отдельно как «сомнительный» и не рассчитывайте на него в планах. Не вычёркивайте его из тетради молча: это конкретная сумма, и видеть её как убыток полезно для честной оценки прибыли.

Правила продажи в долг

Когда правила записаны, не нужно каждый раз договариваться с каждым покупателем заново:

1. Для каждого постоянного покупателя задайте лимит и срок, например до 300 000 сумов и до 30 дней.
2. Разрешать продажу в долг должен только владелец или ответственный сотрудник.
3. Получайте подтверждение покупателя: подпись или сообщение в Telegram вроде «взял в долг на 180 000 сумов».
4. Новому, незнакомому покупателю начинайте с небольшой суммы.
5. Напоминайте лично и вежливо, не при других покупателях.

Текст напоминания делайте коротким и спокойным. Например: «Здравствуйте, Джасур-ака. По нашему учёту остаток 140 000 сумов, срок — конец месяца. Будем благодарны, если оплатите в удобное время». В таком сообщении нет ни упрёка, ни давления, но сумма и срок указаны точно.

Прибыль и деньги — не одно и то же

Прибыль от проданного в долг товара видна в учёте, но в кармане её нет. Если на этой же неделе нужно платить поставщику, прибыль «есть», а денег нет. В конце месяца посчитайте общий долг по тетради. Например, если выручка за месяц 5 млн сумов, а из них 1,2 млн — в долг, то реальных денег 3,8 млн. Аренда, зарплата и оплата поставщику пойдут именно из этих 3,8 млн. Если доля долга растёт из месяца в месяц, это сигнал: либо лимиты слишком мягкие, либо взыскание ослабло.

Вывод

Продажа в долг не плоха, если она видна в учёте. Когда движение товара и движение долга записаны как два отдельных факта, правила написаны, а сроки под контролем, торговля на доверии остаётся безопасной. Если тетрадь долгов годами велась беспорядочно, а остатки товара и долги перепутались, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, поможет восстановить учёт товара и наладить порядок ведения.