Расчёты с поставщиком: как вести

В магазине обычно бывает не один поставщик, а несколько: у одного берут ткани, у другого нитки и пуговицы, у третьего упаковку. Расчёты с каждым идут в свои сроки и на своих условиях. Если всё записано в одной общей тетради, то в момент оплаты на вопрос «сколько мы на самом деле должны этому поставщику?» никто не может ответить точно. В итоге либо переплачивают, либо долг не закрывается вовремя, и доверие страдает. Решение: отдельный расчётный лист на каждого поставщика.

Одна формула для каждого поставщика

Для каждого поставщика записывайте в таблице три движения: что получено, что возвращено и что оплачено. Долг считается так: долг = начальный долг + полученный товар − возвращённый товар − оплата.

Пример: в начале месяца мы были должны поставщику тканей 2 000 000 сумов. За месяц по 5 накладным получили товара на 14 800 000 сумов, вернули один бракованный рулон на 600 000 сумов и оплатили 10 000 000 сумов. Долг на конец месяца: 2 000 000 + 14 800 000 − 600 000 − 10 000 000 = 6 200 000 сумов. Если в каждой строке есть дата и номер документа, любую цифру можно проверить за минуту.

Расчёты начинаются с приёмки

Сумма долга формируется при приёмке, поэтому главная проверка проходит именно там. Сверьте количество и цену в накладной с фактически привезённым товаром, а если товара не хватает или он повреждён, сразу отметьте это в накладной. Только после этого подписывайте и оприходуйте товар. Если цена отличается от согласованного прайса, выясните это до оплаты: потом спорить гораздо труднее.

Если товар возвращается, не ограничивайтесь устной договорённостью: оформите документ на возврат и получите подтверждение поставщика. Иначе при сверке он скажет, что такого возврата не было, и доказать будет нечем.

Сверяйтесь раз в месяц

Раз в месяц отправляйте поставщику свои данные и сверяйте их с его данными. Это акт сверки взаиморасчётов, то есть обычная сверка. Если цифры на обеих сторонах совпали, дело сделано. Если есть разница, идите по накладным одну за другой: какого документа нет у одной из сторон? Обычно причина такая: поставщик не учёл возврат или ваша оплата не попала на его счёт. Сверка, которую делают каждый месяц, а не в конце года, не даёт мелким расхождениям превратиться в большой спор. Перед сверкой подготовьте свою сторону: поставьте в Excel фильтр по поставщику и выведите суммы за месяц по столбцам «получено», «возвращено» и «оплачено». С тремя готовыми цифрами разговор занимает пять минут.

Сроки оплаты и скидки

В договорённостях с поставщиками обычно есть срок оплаты, а иногда и скидка за оплату раньше срока. Запишите это в расчётный лист отдельными столбцами: «срок оплаты» и «условие скидки». Раз в неделю просматривайте список и решайте, какую оплату делать первой:

1. Просроченные и те, у которых срок истекает через день-два.
2. Дающие скидку, если хватает денег.
3. Остальные в порядке сроков.

В конце месяца соберите долги по всем поставщикам в один список. Это сумма ваших обязательств и основа платёжного плана на следующий месяц.

Предоплату (аванс) тоже записывайте отдельно. Если аванс выдан, а товар ещё не пришёл, это не ваш долг, а долг поставщика вам. Не путайте их.

История цен

Цена одного и того же товара у поставщика со временем меняется. Если записывать цену при каждом приходе, в конце месяца вы увидите, какой товар подорожал и какой поставщик чаще поднимает цены. Это станет вашим главным доводом в следующих переговорах. Заметив изменение цены, не забудьте сразу обновить и цену продажи на полке.

Вывод

Расчёты с поставщиком держатся на трёх простых действиях: проверка при приёмке, ежемесячная сверка и отдельный лист на каждую сторону. Такой порядок даёт контроль над долгом, а у поставщика оставляет впечатление серьёзного партнёра. Если остатки товара и расчёты с поставщиками уже запутались, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, поможет восстановить учёт товара и настроить порядок приёмки.