Как принять товар от поставщика: порядок действий в магазине

Представьте: машина останавливается у двери, водитель торопится: «Подпишите, мне ещё в три магазина успеть». Вы бегло смотрите на товар и подписываете накладную. Через два дня выясняется, что на полке не хватает двух коробок, а предъявлять претензию некому: подпись ваша. Момент приёмки — единственный шанс решить недостачу без споров. Защитить его можно простым порядком приёмки.

Подготовьтесь заранее

Порядок начинается до приезда машины:

• держите под рукой копию заказа (сообщение в Telegram или запись в тетради);
• освободите место у входа, иначе товар окажется на полу и перемешается;
• приготовьте ручку, калькулятор и телефон: может понадобиться фотография;
• поручите приёмку одному ответственному, обычно владельцу или старшему продавцу.

Договоритесь с поставщиком об удобном времени, например с 9 до 11 утра. Когда у кассы очередь, приёмка товара почти всегда заканчивается ошибкой.

Приёмка в шесть шагов

1. Сверьте накладную с заказом: названия, количество и цены должны совпадать с договорённостью.
2. Пересчитайте места: сколько коробок, мешков или упаковок привезли. Делайте это, пока водитель не уехал.
3. Осмотрите упаковку снаружи: помятую, мокрую или порванную сразу сфотографируйте.
4. Выборочно проверьте содержимое: из каждой позиции вскройте хотя бы одну-две коробки, а дорогой и мелкий товар пересчитайте целиком. Проверьте срок годности и партию.
5. Сравните цену в накладной с оговорённой. Если она выше, скажите об этом до подписи.
6. Перед подписью напишите в накладной примечание, например: «3 коробки помяты, 1 коробки не хватает». На обоих экземплярах.

Подпись без примечаний обычно читается как «всё в порядке». Поэтому каждая цифра в подписанном документе должна пройти вашу проверку.

В зависимости от товара меняется и акцент. В продуктах в первую очередь смотрите на срок годности и целостность упаковки. В бытовой технике вскройте коробку и проверьте комплект: зарядное устройство, инструкцию, гарантийный талон. В одежде считайте по размерам и цветам, потому что именно здесь чаще всего путаются. В жидкостях и стекле ищите следы протечки или трещины.

Если товара не хватает или он повреждён

Не ссорьтесь. Запишите примечание, сфотографируйте и в тот же день отправьте поставщику сообщение: что именно, сколько и по какой накладной. Затем договоритесь об одном из двух вариантов: недостающее довезут со следующей поставкой или стоимость удержат из расчёта. Повреждённый товар уберите отдельно, не смешивайте со здоровым и отметьте в записи приёмки отдельной строкой.

Сообщение пусть будет коротким и точным. Например: «Здравствуйте. По сегодняшней накладной не хватает 1 коробки чая, ещё 3 коробки приехали помятыми. Фото прикладываю. Как решим?» Тогда поставщик увидит в вас не скандалиста, а партнёра, который чётко назвал факты.

Вносите в учёт в тот же день

Товар должен попасть в учёт раньше, чем окажется на полке. Запишите в таблицу дату, поставщика, название, количество, закупочную цену и при необходимости срок годности.

Условный пример: заказали 20 коробок чая по 48 000 сумов за коробку. В накладной указано 20, фактически привезли 19. Если подписать без примечания, вы заплатите за 20 коробок, а получите 19, то есть потеряете 48 000 сумов. Если такие мелкие расхождения повторяются несколько раз в месяц, набегает заметная сумма, причину которой уже не найти.

Выкладывая новый товар, ставьте старый вперёд, а новый назад: так то, что приехало раньше, и продастся раньше.

Раз в неделю просматривайте записи о приёмке: сразу станет видно, у какого поставщика недовозы и повреждения случаются чаще. Это хороший довод в переговорах при следующем заказе.

Вывод

Приёмка — это дверь в ваш учёт: если ошибка проскочила через неё, потом её трудно найти и дорого исправлять. Сверка с заказом, пересчёт мест, выборочное вскрытие и подпись с примечанием — четыре простые привычки, которые эту дверь закрывают. Если вы не можете наладить приёмку сами или учёт прихода уже запутался, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, поможет определить реальные остатки и научит ваших сотрудников правильно принимать товар.