Hamkor yoki xodim bilan umumiy hisob yuritish
Bir nechta odam yozsa, har kim bir xil qoidaga amal qilishi kerak, aks holda jadval chalkashib ketadi.
Hisobni bir kishi yuritganda jadval uning boshida turadi: qaysi ustun nimani anglatishini, "to'plam" deganda nima nazarda tutilishini faqat u biladi. Ikkinchi odam qo'shilganda, hamkor, sotuvchi yoki oila a'zosi bo'ladimi, vaziyat o'zgaradi. Jadval umumiy bo'ladi, qoidalar esa hamon bitta kishining xotirasida qoladi. Natija bir necha haftada ko'rinadi: qatorlar takrorlanadi, qoldiqlar mos kelmaydi, "buni kim yozdi?" degan savol kundalik gapga aylanadi. Pastda murakkab yo'riqnoma emas, beshta oddiy qoida bor. Misol uchun Andijondagi uy tekstili do'konini olamiz: ko'rpa, adyol, choyshab to'plamlari, ikki hamkor va bitta sotuvchi.
Uch kishi — uch usul
Birinchi hamkor choyshablarni "komplekt" deb yozadi, ikkinchisi "dona", sotuvchi esa "to'plam". Bitta tovar jadvalda uch qatorga bo'linadi, qoldiq esa har birida alohida. Bundan tashqari, bir kechqurun birinchi hamkor jadvalga beshta o'zgartirish kiritadi, ertasi kuni ikkinchisi telefondagi eski nusxani ochib, ustiga yozadi. Beshta o'zgartirish bir zumda yo'qoladi va hech kim sezmaydi. Muammo odamlarda emas: bir xil qoida yo'q.
Beshta qoida
Har bir qoida kichik, lekin birgalikda ular uch kishining jadvalini bir kishinikidek aniq qiladi.
1-qoida: bitta fayl, bitta joy
Faylni Telegram yoki WhatsApp orqali bir-biringizga yubormang. Har yuborilgan fayl yangi nusxa, har nusxa esa yangi haqiqat. Umumiy onlayn jadvalda (masalan, Google Sheets yoki Excel'ning bulutli varianti) ishlang: nusxa bitta, manzil bitta, o'zgarish hammada bir zumda ko'rinadi. Eski fayllarni arxiv papkaga olib qo'ying va ularni ochmaslikni kelishib oling.
2-qoida: kim nimani yoza oladi
Hamma hamma narsani o'zgartira olmasligi kerak. Odatiy bo'linish:
- sotuvchi faqat "sotuv" va "qabul" varaqlariga yangi qator qo'shadi;
- qoldiq, narx va formulalar himoyalangan, ularni faqat mas'ul hamkor o'zgartiradi;
- ikkinchi hamkor hamma narsani ko'radi va izoh qoldira oladi.
Jadval dasturlari varaq va kataklarni himoyalash imkonini beradi, bu bir martalik sozlash.
3-qoida: yozuv shakli bir xil
Erkin matn o'rniga ochiladigan ro'yxat ishlating: tovar nomi, birlik va holat ro'yxatdan tanlansin. Har bir qatorda to'rtta narsa bo'lsin: sana, kim kiritdi, kod, miqdor. Birliklarni jadvalning bir chetiga yozib qo'ying: "1 komplekt = 1 choyshab + 2 jild + 2 yostiq jildi". Shunda "komplekt", "dona" va "to'plam" bahsi yo'qoladi.
4-qoida: o'zgarish izi qolsin
Xato topilsa, eski qatorni o'chirmang, uning ostiga to'g'rilovchi qator yozing: "−3 dona, sabab: ikki marta kiritilgan". Jadval dasturlaridagi tahrirlar tarixi qaysi katakni kim va qachon o'zgartirganini ko'rsatadi. Bu ayblash uchun emas, aniqlash uchun: ko'pincha o'zgartirgan odamning o'zi sababni bir daqiqada tushuntiradi.
5-qoida: kunni birga yoping
Har kuni soat 21:00 gacha kunning yozuvlari kiritilgan bo'lsin. Ertalab ikkinchi odam besh daqiqa ajratib, kassa bilan sotuv jadvalini solishtirsin. Hamkor yoki xodim o'z ehtiyoji uchun tovar olsa, uni "ulush hisobiga" yoki "o'z ehtiyoji" deb belgilab yozing, jim olmang.
Hamkorlar orasida pul va ulush
Tovar hisobini pul bo'linishidan ajrating. Hamkor do'kondan pul olsa, bu alohida varaqda "egasi olgan" deb yoziladi va foyda bo'linayotganda hisobga olinadi. Misol: oy foydasi 14 mln so'm, hamkorlar 50 foizdan olishadi, ya'ni ulush 7 mln so'mdan. Birinchi hamkor oy davomida 3 mln so'm olgan, ikkinchisi 1 mln. Oy yakunida birinchiga 7 − 3 = 4 mln, ikkinchisiga 7 − 1 = 6 mln so'm qoladi. Bu hisob yozilmagan bo'lsa, kelishmovchilik tovardan emas, xotiradan chiqadi. Oyda bir marta 30 daqiqalik uchrashuv o'tkazing va uchta raqamni ko'rib chiqing: tushum, foyda va qoldiq qiymati.
Xulosa
Umumiy hisob uchun kuchli vosita shart emas, kelishilgan qoida kerak: bitta fayl, aniq rollar, bir xil yozuv shakli, o'zgarishlar izi va kunni birga yopish. Shunda uch kishining jadvali bir kishining jadvalidek aniq bo'ladi. Qoidalarni birga yozishda yoki xodimlarni ularga o'rgatishda yordam kerak bo'lsa, AniqHisob jamoasi boshlang'ich sanoqni o'tkazib, xodimlar bilan ishlash tartibini sozlab bera oladi.