Тетрадь, Excel или программа: что вам подойдёт

«Какую программу мне купить?» — самый частый вопрос владельцев небольших магазинов. Но задают его обычно в неправильном порядке. Сначала нужно определить не инструмент, а масштаб собственного дела: сколько позиций вы продаёте в день, сколько человек ведёт учёт и в скольких точках лежит товар. Опираясь на эти три цифры, легко выбрать между тетрадью, Excel и программой.

Тетрадь: самое простое и дешёвое

Если вы продаёте в день десятки позиций, ассортимент не превышает нескольких сотен наименований, а учёт ведёте вы один, обычной тетради может хватить. Её плюс в том, что не нужны ни электричество, ни интернет, ни обучение, а всё лежит перед глазами.

Минусы тоже понятны. В тетради медленно искать, итоговые суммы приходится считать вручную, ошибку трудно исправить, а потерянная тетрадь означает потерянный учёт. Если вы работаете с тетрадью, заведите для каждого товара отдельный лист и записывайте приход и продажи в два столбца: тогда остаток виден с одного взгляда.

Excel: для многих лучший старт

Когда продаж становится сотни в день или ассортимент заметно растёт, Excel (или Google Таблицы) удобнее тетради. Таблица считает сама: остаток, итоговую сумму, прибыль. Поиск товара по названию занимает секунду, а один и тот же файл можно открыть с телефона.

Excel хорошо работает при таких условиях:

• ассортимент не больше нескольких сотен, максимум одной-двух тысяч позиций;
• в таблицу заходят один-два человека;
• склад или магазин находятся в одном месте;
• объём продаж достаточно мал, чтобы вносить данные вручную каждый день.

Риск здесь в другом: Excel позволяет всё. Кто-то удаляет формулу, кто-то пишет не в ту ячейку, два человека ведут две копии одного файла. Поэтому сохраняйте копию файла каждый день.

Программа: когда она действительно нужна

Программа (например, 1С или учётная система, связанная с кассой) оправдывает себя в таких ситуациях:

• товар продаётся из двух и более филиалов или складов;
• одновременно работают несколько продавцов, и каждый сразу вносит продажу;
• есть кассовый аппарат или сканер штрихкодов, а ручной ввод съедает время;
• остаток нужен оперативно: заканчивающийся товар надо видеть прямо в процессе продажи;
• усложнились оптовые продажи, продажи в долг и расчёты с клиентами.

Минус программы — обучение, настройка и, как правило, ежемесячная или разовая оплата. Но главная опасность в другом: неправильно настроенная программа красиво показывает неправильные цифры. Перед переходом на программу названия, цены и остатки должны быть в порядке, иначе старая путаница просто переедет в новую систему.

Четыре вопроса для решения

Ответьте на них честно:

1. Сколько чеков или продаж в день? Меньше десяти — тетрадь, от десяти до сотни — Excel, больше сотни — задумайтесь о программе.
2. Сколько человек ведёт учёт? Если один, хватит Excel; если двое-трое одновременно, нужна программа или общая онлайн-таблица.
3. Во сколько вам обходится ошибка? С недорогим товаром одна-две ошибки незаметны, а в дорогом товаре заметна даже одна.
4. Есть ли у вас порядок? Беспорядочному учёту не поможет даже лучшая программа.

Чаще всего правильный путь — постепенный переход. Сначала перейдите с тетради на Excel и пару месяцев ведите всё в таблице. За это время станет ясно, какие столбцы действительно нужны, какие отчёты вы хотите видеть и где вы ошибаетесь. Когда потом начнёте выбирать программу, вы будете точно знать, что от неё требовать, и опираться на собственные потребности, а не на красивые обещания продавца. Старую таблицу не удаляйте: несколько месяцев ведите её параллельно с программой и сверяйте остатки в обеих системах.

Вывод

Лучший инструмент — тот, которым вы действительно пользуетесь каждый день. Простая таблица, заполняемая ежедневно, лучше сложной программы, которую вы перестали открывать. Что бы вы ни выбрали, сначала должны быть верны названия товаров, цены и начальные остатки. В этом AniqHisob может помочь: мы проведём инвентаризацию и наведём порядок в учёте, после чего тетрадь, Excel или программа будут работать с правильными цифрами.