Онлайн-продажи и офлайн-остаток: цифры должны совпадать
Если один и тот же товар продаётся в двух местах, остаток должен быть единым, иначе вы продадите уже проданное.
Сегодня один и тот же товар часто продаётся сразу в нескольких местах: в самом магазине, в Telegram-канале, на странице в Instagram и на маркетплейсе (например, на Uzum). У каждого места свой «остаток», и друг с другом они сами не связаны. В итоге случается самое неприятное: товар уже продан, а вы продаёте его снова и потом извиняетесь перед покупателем и возвращаете деньги. Пример: в субботу на складе остались 3 электрочайника. В магазине покупатель взял один, в это же время в Telegram пришли два заказа, а на Uzum ещё один. Всего три заказа, а товара два. Один покупатель остался ждать, рейтинг упал.
Корень проблемы: у каждого канала своя цифра
В объявлении в Telegram написано «в наличии 3», в кабинете маркетплейса тоже 3, в таблице магазина 3. Если продажа произошла в одном месте, в двух других цифра устаревает. Не потому, что люди ошиблись, а потому, что система так устроена. Поэтому решение не в том, чтобы «быть внимательнее», а в том, чтобы вести остаток в одном месте.
Единая таблица и четыре столбца
Назначьте таблицу магазина «главным остатком». Каналы не ведут свои остатки отдельно, а берут их из таблицы и передают в неё продажи. В строке каждого товара должно быть четыре столбца:
- всего: количество, физически лежащее на складе;
- в резерве: заказано, но ещё не отправлено или не забрано;
- запас: количество, намеренно удержанное на случай задержки;
- доступно к продаже: всего − в резерве − запас.
В примере с чайником: всего 3, в резерве 1 (заказ из Telegram уйдёт завтра), запас 0, значит, доступно 2. В онлайн-каналах показывается именно «2», а не 3.
Пример одного дня. Утром всего 8, в резерве 2, запас 1: доступно 5. В магазине продано 2 штуки: всего 6, доступно 3. Из Telegram пришёл новый заказ: в резерве 3, доступно 2. Вечером один заказ отправлен: всего 5, в резерве 2, доступно по-прежнему 2. После каждого действия столбец «доступно» пересчитывается сам, а в каналы вносится именно это число.
Запас и правило последней единицы
Обновление никогда не бывает мгновенным: продавец заходит в кабинет через час, настройки канала запаздывают. За это время товар может продаться дважды. Чтобы этого избежать, для ходового товара оставьте запас в одну-две единицы: в таблице 5, в онлайн-канале показывайте 3. Для дешёвого и медленного товара запас не нужен.
Для последней единицы введите отдельное правило: когда остаток падает до 1, в онлайн-каналах товар помечается «закончился», а последнюю единицу вы продаёте в магазине или только в одном канале, например в том, откуда приходит больше заказов. Тогда двое не претендуют на одну штуку.
Порядок обновления и сверки
Заранее договоритесь, кто и когда обновляет. Есть два пути:
- Каждая продажа сразу: кассир или ответственный вносит продажу в таблицу и обновляет кабинеты каналов. Если заказов много, это надёжный путь.
- В назначенные часы: например, три раза в день (10:00, 14:00 и 19:00). При малом числе продаж этого достаточно, но следите за последними единицами.
Если онлайн-заказ отменён или товар возвращён, это тоже приход: когда товар вернулся на полку, прибавьте его к остатку и снимите с резерва. Если часть товара передана на склад маркетплейса, пишите её в таблице в отдельный столбец («на складе маркетплейса»): она ушла с вашего склада, но из учёта не ушла.
Раз в месяц выберите день и сверьте все три места: остаток в кабинете, цифру в объявлении в Telegram и таблицу. При расхождении главным считается остаток в таблице, а остальное подтягивается к нему, но сначала пересчитайте товар на полке и убедитесь.
Вывод
Чтобы объединить онлайн- и офлайн-продажи, не нужна сложная система: достаточно одной главной таблицы, столбцов «в резерве» и «запас» и согласованного времени обновления. Главное — надёжный стартовый остаток: если он неверный, неверным будет всё остальное. Команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, уточнит главный остаток и поможет присвоить товарам адреса, чтобы быстрее собирать онлайн-заказы.