Учёт в телефоне: для владельца небольшого магазина

Владелец магазина редко сидит на одном месте: утром принимает товар, днём бегает между полками и покупателями, ездит на рынок или оптовую базу. Компьютер чаще остаётся в задней комнате или дома, а телефон всегда в кармане. Если учёт открыт и на телефоне, запись находится за несколько секунд — на приёмке, у полки или когда покупатель спрашивает «есть ли это?». Ниже практические правила ведения учёта в телефоне. Для примера возьмём магазин косметики и аксессуаров в Фергане: помады, шампуни, резинки для волос.

Для чего телефон хорош, а для чего плох

Телефон удобен для следующего: вносить приход и пересчёт на месте, быстро смотреть остаток и цену, фотографировать накладную. Неудобен для следующего: писать сложные формулы, анализировать большую таблицу, делать отчёты с десятками столбцов. Поэтому разделите работу: телефон — для ввода и просмотра, компьютер — для правки и анализа. В телефонном виде хватит пяти столбцов: код, название, остаток, цена, примечание. Остальное остаётся на компьютере.

Удобнее всего завести для прихода отдельный лист с тремя полями: дата, код, количество. Код выбирается из списка, поэтому название набирать не нужно и опечаток не будет. Остаток считается по этим данным формулой и лежит на отдельном листе для просмотра.

Четыре критерия выбора приложения

Для работы в телефоне обычно достаточно простого табличного приложения (например, мобильной версии Excel или Google Sheets). Если выберете другое, готовое приложение для учёта, проверьте следующее:

1. Работает ли оно без интернета и обновляется ли само потом? На рынке или в подвальном складе интернет пропадает.
2. Можно ли выгрузить данные в Excel или CSV? Иначе вы привязываетесь к приложению.
3. Защищено ли оно паролем или отпечатком пальца?
4. Можно ли делиться с другим человеком и ограничивать права?

Некоторые приложения читают штрихкод камерой. Это полезно, но не обязательно: внутренние коды тоже работают.

Три повседневные ситуации

Приёмка. Сфотографируйте накладную у машины и сохраните в папку с датой. Утром в 9 часов привезли 36 коробок шести видов товара: сверка с накладной и внесение каждой коробки в строку «приход» в телефоне занимает около 15 минут. Это намного быстрее и точнее, чем записать на бумаге, а вечером переносить на компьютер.

Пересчёт у полки. Откройте список в телефоне, идите вдоль полки, считайте каждый товар и вписывайте в столбец «факт». 20 товаров занимают около 10 минут. Идеально для еженедельной проверки: телефон кладёт рядом цифру из учёта и цифру с полки.

У покупателя. На вопрос «есть ли этот шампунь?» не нужно бежать искать ответ. В таблице по первым буквам названия вы найдёте его за 10 секунд. Закрепите верхнюю строку (чтобы названия столбцов всегда были видны) и научитесь пользоваться поиском.

Самые частые ошибки в телефоне

На маленьком экране легко ошибиться ячейкой: вместо «12» вписывается «120» или строка сдвигается. После ввода количества пробегите глазами строку, расширьте столбец с числами. Ещё одна скрытая проблема — автоисправление клавиатуры: оно «исправляет» название товара или внутренний код, и один товар оказывается записан под двумя названиями. Отключите автоисправление или выбирайте название из списка.

Безопасность и резервная копия

Телефон можно потерять, разбить или у вас его могут украсть. Поэтому таблица должна храниться не в памяти телефона, а в облачном хранилище, а экран должен быть заблокирован. Сотрудник должен работать не в личном телефоне с вашим файлом, а через общую таблицу с ограниченными правами, и когда он уходит, доступ закрывается. Раз в неделю сохраняйте копию таблицы на компьютер или в другое место. Если интернета нет, используйте офлайн-режим либо запишите на бумаге и внесите не позже следующего дня.

Вывод

Телефон выносит учёт из «офиса» туда, где лежит товар. Но приложение само порядок не создаёт: если коды, названия и стартовые остатки неверны, таблица в телефоне быстрее показывает неверные цифры. Если перед переходом на телефон проверить остатки, присвоить товарам коды, а полкам адреса, работа заметно облегчится. В этом команда AniqHisob может провести инвентаризацию и помочь настроить порядок.