С чего начинается учёт товара перед открытием магазина

Недели перед открытием магазина уходят на аренду, ремонт, стеллажи и рекламу, а учёт откладывают в расчёте на то, что «как привезут товар, так и пойдёт». Но если в день первой партии таблицы нет, товар смешивается в коробках, закупочные цены остаются в памяти, а к концу первого месяца остаткам никто не верит. В уже работающем магазине порядок наводить трудно, а перед открытием нет ни товара, ни путаницы: лучшего момента не будет. В качестве примера возьмём магазин аксессуаров для телефонов: чехлы, зарядные кабели, наушники, защитные стёкла. Первая закупка — 38 млн сумов.

Пять решений до приезда товара

Прежде чем открыть таблицу, ответьте на следующие вопросы:

1. Группы: 5–8 крупных категорий (чехлы, кабели и зарядки, наушники, защитные стёкла, прочее). Если групп много, их трудно запомнить.
2. Варианты: один чехол по модели телефона и цвету разбивается на десятки строк. Модель и цвет записывайте в отдельные столбцы, а не в название.
3. Код: короткая структура, например GL-014-Q — чехол, модель 14, чёрный цвет.
4. Единица: если оптом закупаете коробками, а в розницу продаёте штуками, добавьте столбец «штук в коробке», иначе 3 коробки превратятся в 3 штуки.
5. Ответственный: кто вносит и кто проверяет.

Запишите эти решения на одной странице. Когда позже придёт новый сотрудник, этот лист заменит долгие объяснения.

Лист заказа: записывайте непришедший товар заранее

Самая полезная привычка: пока партия в пути, внесите в таблицу строки заказа со статусом «ожидается». Столбцы: код, заказанное количество, цена, поставщик, ожидаемая дата. Когда приедет машина, заполняются ещё два столбца: «пришло» и «разница». Например, чехлов GL-014-Q заказано 60, пришло 54: разницу в 6 штук вы увидите прямо у машины, а не через неделю. Так же проверяется и цена: если в накладной она отличается от согласованной, вы спросите до подписи.

Разделите деньги на открытие на три части

При открытии деньги уходят на три разные цели, и смешивать их нельзя:

• товар: оборотные деньги, которые вернутся после продажи;
• оборудование и ремонт: стеллажи, витрины, кассовое оборудование, разовые траты;
• расходы первых месяцев: аренда, зарплата, реклама.

Допустим, всего есть 75 млн сумов: 38 млн на товар, 22 млн на оборудование и ремонт, 15 млн на аренду и зарплату на три месяца. Если вести все три суммы из одного кармана, в месяц, когда стеллажи обошлись дороже, на товар не останется денег, а вывод получится неверный: «прибыли нет». Для каждой части ведите отдельный лист в таблице.

День приёмки: четыре действия до выхода товара на полку

1. Сверьте коробки с накладной.
2. Вскройте образец из каждой позиции: бракованный чехол или треснувшее стекло уберите в отдельную коробку, а не на полку.
3. Заполните в таблице «пришло» и «разница».
4. Наклейте ценник: код и цена продажи.

Запишите также дату приёмки и имя принявшего. Через два месяца вы сможете ответить на вопрос «когда пришла эта партия?». Только после этого товар выходит на полку. Для партии в 60 позиций это около двух часов, но эти два часа избавят от двух недель поисков.

Нулевой день и первая неделя

Накануне открытия товар ещё свежий на полках, поэтому полный пересчёт занимает один-два часа. Сохраните результат как «нулевой день»: остаток в таблице обязан совпадать с полкой. Все последующие пересчёты отсчитываются от этой точки. Если в магазине остались образцы и пробные товары, запишите и их отдельной строкой, иначе позже они окажутся «лишними». Всю первую неделю ежедневно сверяйте деньги в кассе с таблицей продаж, хватит 10 минут. В конце недели выделите по пять самых ходовых и самых медленных товаров: второй заказ строится именно на этих цифрах, а не на догадке «мне кажется, это пойдёт».

Вывод

Порядок при открытии стоит недорого: один день на таблицу, лист заказа и правило приёмки. Зато он становится основой на годы вперёд. Если нужна помощь со структурой товарных групп, кодами или стартовым пересчётом, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию перед открытием или в первый месяц, поможет присвоить полкам адреса и настроить учёт.