Короткий внутренний код для каждого товара

Вам не надоело вписывать в таблицу длинное «Рубашка мужская хлопковая белая, размер 44»? Или, наоборот, не приходилось ли вам из-за соседней строки «Рубашка мужская хлопковая белая, 46» удалить не то, что нужно? У этой простой проблемы есть простое решение: дать каждому товару короткий неповторяющийся внутренний код. Код ускоряет учёт, уменьшает число ошибок и намного облегчает будущий переход на программу.

Что такое внутренний код и зачем он нужен

Внутренний код — это номер или обозначение товара, которое действует только в вашем магазине, например «RB-044» или «A105». В отличие от штрихкода производителя, вы придумываете его сами и сами контролируете.

Код решает три проблемы:

• Краткость: вместо длинного названия в таблицу, тетрадь или сообщение в Telegram вписывается несколько символов.
• Точность: два похожих товара («Чай 100 г» и «Чай 200 г») невозможно перепутать, ведь у них разные коды.
• Скорость поиска: по коду в Excel товар находится за секунду, а кладовщик узнаёт код на ярлыке полки, даже не читая название.

Чем он отличается от штрихкода

У большинства фасованных товаров есть заводской штрихкод. Он очень удобен для считывания сканером на кассе, но не решает всех задач. Весовой товар (сухофрукты, орехи, мука на развес) продаётся без штрихкода. Товар, который вы фасуете сами или берёте у местного производителя, тоже может быть без кода. К тому же разные цвета и размеры одной модели нередко идут под одним штрихкодом. Внутренний код закрывает эти пробелы, а заводской код, если он есть, можно хранить в отдельном столбце.

Как составить код

Самая простая и устойчивая структура: обозначение категории + порядковый номер. Например:

• MK-001, MK-002 — мука и крупы;
• CH-001 — чай;
• MS-001 — масла;
• RB-001, RB-002 — рубашки.

Буквы лучше брать латинские: их одинаково легко вводить на любой клавиатуре и не путать с похожими русскими. Для товара с размерами или цветами добавьте окончание: RB-001-44, RB-001-46. Тогда основная модель одна, а её варианты стоят в отдельных строках.

Запишите правила один раз и пусть им следуют все сотрудники:

1. Каждый код принадлежит только одному товару.
2. Порядковый номер пишется одинаковой длины (001, 002, ..., 099), тогда сортировка работает правильно.
3. В код не включают цену, дату или имя поставщика: они меняются, а код меняться не должен.
4. Код снятого с продажи товара другому товару не присваивается, иначе старые продажи «прилипнут» к новому товару.
5. Коды хранятся в одном списке, то есть в «книге кодов», и при поступлении нового товара новый код берётся только оттуда.

Как внедрять

Присваивать коды всем товарам за один день не обязательно. В небольшом магазине работает такой порядок: сначала дайте коды 20–30 самым ходовым товарам, потом присваивайте код новому товару в момент приёмки, а остальной старый товар проходите по одной категории в неделю. Через пару месяцев всё будет закодировано без остановок и нервов.

Столбец с кодом поместите в таблице крайним слева. Для поиска в Excel достаточно Ctrl+F или сортировки списка по коду.

Самые частые ошибки

• Код делают слишком сложным (двенадцать символов, дефисы и точки), и его никто не может запомнить.
• Коды ведутся в нескольких местах по-разному: часть в Excel, часть в тетради.
• Код не наклеивается на товар, остаётся только в таблице и не виден на полке.
• Одному товару присваивают два кода, потому что лень поискать, есть ли он уже.

Вывод

Короткий внутренний код — одно из самых дешёвых и быстрых по эффекту изменений в магазине. За один день работы вы сэкономите годы путаницы и поисков. Если товара много, а кодирование и раскладка по полкам кажутся сложными, команда AniqHisob может во время инвентаризации присвоить коды и заодно упорядочить адресное хранение.