Еженедельная проверка за 15 минут

Многие представляют инвентаризацию как большое событие: раз в год закрываете магазин, пересчитываете весь товар и к вечеру валитесь с ног. А в остальные одиннадцать месяцев ошибки тихо копятся, и к концу года причину недостачи уже не найти. Еженедельная проверка решает эту проблему иначе: понемногу, зато регулярно. Каждую неделю в один и тот же день вы тратите пятнадцать минут, пересчитываете двадцать самых важных позиций и сверяете их с остатком в таблице. Ошибка находится через неделю, а не через месяц или год, поэтому её причину ещё легко вспомнить.

Почему именно 20 позиций

Двадцать позиций укладываются в пятнадцать минут: в среднем по сорок секунд на каждую, включая подсчёт и запись. Собирайте список не наугад, а из трёх частей:

• 10 самых ходовых товаров: ошибки в них копятся быстрее всего;
• 5 самых дорогих товаров: даже одна пропавшая единица — ощутимый убыток;
• 5 товаров, по которым раньше уже находили расхождения: проблема обычно повторяется.

Раз в месяц обновляйте список: убирайте товары, продажи которых упали, и добавляйте новые ходовые.

Подготовка: один листок

Распечатайте список или перепишите его в тетрадь в том порядке, в каком товары стоят на полках, иначе вы будете дважды кружить по залу. Столбцы: название, остаток по таблице, пересчитано, разница, причина. Столбец с остатком по таблице закройте: сначала считайте, потом сравнивайте. Человек, который знает ожидаемую цифру, подсознательно «находит» её глазами: если по таблице должно быть 18, вы можете насчитать 18, даже когда на полке лежит 17.

Как проходят пятнадцать минут

1. Первая минута: листок, ручка, калькулятор. Компьютер закройте и в учёт пока не заглядывайте.
2. Следующие десять минут: идите по списку и считайте. Каждое число записывайте сразу, на память не надейтесь. Если товар лежит и в зале, и на складе, посчитайте оба места и запишите отдельно.
3. Следующие три минуты: откройте остатки в таблице и вычислите разницу.
4. Последняя минута: напротив каждой разницы одним словом напишите предполагаемую причину: «приход», «возврат», «лежит в другом месте», «неизвестно».

Если пока вы считаете, покупатель уносит какой-то товар, отметьте это на краю листка и учтите в конце.

Что делать, если нашлась разница

Сначала пересчитайте ещё раз: нередко товар просто стоит на другой полке или лежит в коробке на складе. Затем просмотрите документы за последние семь дней: что пришло, что вернули, что продали и чего из этого нет в таблице. И только после этого исправляйте остаток и записывайте причину. Тихо поправить цифру — худшая привычка: число станет верным, а повторяющаяся ошибка так и останется незамеченной. Для штучного товара ожидаемая разница равна нулю, а для весового и сыпучего (килограммы, литры) отклонение в один-два процента вполне естественно.

Пример: стиральный порошок по таблице числится в количестве 18 пачек, а на полке их 16. Вы пересчитали — всё равно 16. Просмотрев документы, вы видите, что две пачки со склада отдали покупателю, заказавшему через Telegram, а продажу в таблицу не внесли. Причина найдена, остаток исправлен, запись «продажа не внесена» попала в журнал. В конце месяца на поиск этой ошибки ушёл бы час, а сейчас хватило пяти минут.

Остальной ассортимент и повторяющиеся ошибки

Допустим, в магазине есть ещё 120 обычных позиций. Разделите их на четыре группы по 30 и каждую неделю добавляйте одну группу, потратив ещё десять минут: за месяц вы обойдёте весь ассортимент. Но не спешите: сначала закрепите привычку на двадцати товарах.

Заполненные листки не выбрасывайте, а собирайте в журнал расхождений. Если по одному товару разница выходит три недели подряд, это не случайность: скорее всего, название записано двумя способами, перепутаны единицы измерения или при приёмке товар считают неверно. В конце месяца подсчитайте причины: та, что встречается чаще остальных, и есть место, с которого стоит начать исправления.

Вывод

Еженедельная проверка не заменяет большую инвентаризацию, но сильно облегчает её: в конце года не вылезает неожиданных расхождений, потому что мелкие отклонения вы исправляли сразу, как только они появлялись. Если эти пятнадцать минут раз за разом показывают несовпадение, а причину вы сами найти не можете, команда AniqHisob проведёт полную инвентаризацию, наведёт порядок в учёте и поможет наладить ежемесячный контроль.