Ежемесячная инвентаризация: план для малого магазина

Раз в месяц полностью пересчитать товар по силам даже небольшому магазину, но это нужно заранее спланировать. Без плана пересчёт обычно выглядит так: начинается внезапно, смешивается с продажами, к полудню все устают, а в конце никто не верит цифрам. С планом пересчёт в среднем магазине занимает от полутора до четырёх часов, а результат — точная цифра, которую можно сравнить со следующим месяцем. Ниже трёхэтапный план на примере магазина стройматериалов: подготовка, день пересчёта и разбор итогов. Допустим, в магазине около 320 позиций: цемент, краска, плиточный клей, саморезы, смесители.

Выберите день пересчёта один раз

Не переносите день каждый месяц, а задайте правило, например «последнее воскресенье месяца». Тогда месяцы сопоставимы между собой, а люди заранее готовы. Худшие дни — день выдачи зарплат, базарный день, день большой поставки и первый день после праздника. По возможности считайте после закрытия или до открытия, чтобы продажи не сдвигали цифры.

За день до пересчёта: список подготовки

• Внесите в таблицу все приходные документы (накладные) и возвраты. Запишите номер последнего внесённого документа: это ваша точка отсечки. Всё, что пришло позже, относится к следующему месяцу.
• Разделите торговое пространство на зоны: стеллаж 1, стеллаж 2, склад, открытая площадка. Для каждой зоны заведите отдельный лист и назначьте пару ответственных.
• В листах укажите название товара и единицу измерения, а колонку с остатком оставьте пустой.
• Наведите порядок в смешанном товаре, а повреждённый и негодный соберите в отдельное место.
• Подготовьте ручки, бумажки-метки и наклейки «посчитано».

День пересчёта: двое на одну зону

В каждой зоне работают двое: один считает, другой записывает. Считающий называет количество вслух, пишущий повторяет для подтверждения. Посчитанный стеллаж помечайте наклейкой. Вскрытую упаковку записывайте отдельно от целых коробок: например, 14 целых мешков плиточного клея по 25 кг и один вскрытый, 30 закрытых банок краски и 3 открытые.

Если во время пересчёта магазин открыт, товар, проданный из уже посчитанной зоны, записывайте на отдельный лист, а проданное из ещё не посчитанной зоны пусть кассир отмечает со временем. В конце оба списка вносятся поправкой в остаток. Но это сложно и чревато ошибками, поэтому надёжнее считать при закрытых дверях.

Считать лучше не тому, кто ведёт учёт: свою ошибку человек не видит. В первый раз засеките время. Магазину в 320 позиций обычно хватает двух пар и 3–4 часов, в следующие месяцы время сокращается.

После пересчёта: сверка и повторный подсчёт

Сравните цифры в листах с остатками в таблице. Для каждой разницы найдите стоимость: количество разницы × закупочная цена. Десять самых дорогих расхождений пересчитайте ещё раз, причём теперь пусть считает другой человек. Многие расхождения исчезают именно на этом шаге: в первый раз просто ошиблись.

Затем ищите причину по документам и записывайте каждое исправление вместе с причиной. Недостачу и излишек не складывайте в одно число: если товара где-то не хватает, а где-то лишний, это признак перепутанного названия или единицы измерения.

Три цифры в месячном отчёте

1. Общая стоимость недостачи в сумах.
2. Её доля в месячной выручке, в процентах.
3. Пять товаров с наибольшими расхождениями.

Пример: выручка за месяц 96 млн сумов, недостача 640 000 сумов. Доля около 0,7 %. Одна цифра за один месяц говорит немногое, но рост за четыре месяца подряд с 0,7 до 1,2 и 1,8 % — тревожный сигнал: где-то системная ошибка. Если же показатель снижается, значит, порядок работает.

Обсудите итоги и с продавцами, не для того, чтобы обвинить, а чтобы вместе найти причину. Нередко они знают источник ошибок лучше вас: какие товары путаются по названию, что не пересчитывают при приёмке. Составьте короткий список исправлений: кто, что и к какому сроку меняет.

Вывод

Ежемесячная инвентаризация полезна тем, что потери ловятся за месяц, а не за год. План составляется один раз, а потом превращается в обычную привычку. Если для организации первого пересчёта, проверки результатов или ежемесячного контроля нужен взгляд со стороны, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию и поможет настроить порядок.