Как составить список товаров за один день

Каждый владелец магазина, который хочет начать вести учёт, упирается в одно и то же препятствие: «Сначала надо внести все товары, а это займёт недели». Для среднего магазина это неверно. При хорошей подготовке список в несколько сотен позиций можно составить за один день, после закрытия магазина. Ниже разберём, как это сделать по шагам.

Подготовка накануне

Половина работы решается ещё до подсчёта. Вечером подготовьте:

• распечатанные листы или пустую таблицу на планшете или ноутбуке;
• две ручки и маркер;
• план магазина, разбитый на зоны: касса, настенные полки, витрина, подсобка;
• двух помощников: один считает, другой записывает.

Столбцы пусть будут простыми: название товара, единица измерения, количество и примечание. Цены можно отложить на потом, главное сейчас — зафиксировать сам товар и его количество.

В день подсчёта закройте магазин раньше обычного или заранее предупредите покупателей. Если торговля продолжается, цифры меняются прямо во время подсчёта, и результату нельзя доверять. Если касса обязательно должна работать, ведите отдельную тетрадь проданного и потом вычтите это из списка.

Заранее договоритесь о правиле названий

Больше всего путаницы появляется оттого, что один товар записан по-разному. Перед подсчётом задайте правило: сначала вид товара, затем бренд, затем объём. Например: «Масло подсолнечное 1 л», «Масло подсолнечное 5 л», «Чай чёрный 100 г». Тогда при сортировке по алфавиту похожие товары встанут рядом, и дубли будет легко увидеть.

Единицы измерения тоже пишите одинаково: не «шт.» в одном месте и «штук» в другом. Товар на развес (сахар, рис, орехи) считайте в килограммах, а фасованный в штуках, и не смешивайте эти два способа.

Помощник должен следовать тому же правилу, поэтому объясните его на примере до начала подсчёта.

Порядок подсчёта

Разделите магазин на зоны и каждую зону доводите до конца. Порядок такой:

1. Выберите зону и начните полку с верхнего левого угла.
2. Идите сверху вниз и слева направо: пересчитывайте каждый вид товара и проговаривайте помощнику вслух.
3. Помощник сразу записывает название и количество, ничего не домысливает, а если плохо расслышал, переспрашивает.
4. Закончив зону, наклейте на полку или секцию бумажку «посчитано».
5. Переходите к следующей зоне.

Товар в коробках тоже считайте: запись «10 коробок по 12 штук» точнее, чем «120 штук», ведь потом её легко проверить.

Оценка времени

Ориентировочный расчёт: двое человек за час могут пересчитать и записать 100–150 видов товара, если они несложные. Значит, для магазина на 300–500 позиций хватит четырёх-восьми часов. Если товар очень мелкий (косметика, аксессуары, запчасти), времени уйдёт больше. Измерьте свою скорость после первого часа и по ней спланируйте остальное.

Каждые два часа делайте перерыв на 10 минут. Уставший человек дважды записывает одно число или теряет ноль, и 20 штук превращаются в 200. Самые неудобные места, то есть верхние полки, товар между коробками и углы подсобки, оставьте напоследок и выделите на них отдельное время.

После подсчёта: наводим порядок в списке

Вечером или на следующий день перенесите список на компьютер и сделайте следующее:

• отсортируйте по алфавиту, найдите и объедините дубли;
• присвойте каждому товару внутренний код (об этом у нас есть отдельная статья);
• сгруппируйте товары по категориям;
• добавьте закупочную и продажную цены;
• разберите строки из списка «проверить».

В итоге у вас появится первая «нулевая точка»: точный остаток на сегодняшнюю дату. Все последующие приходы и продажи будут считаться от этого числа.

Вывод

Список можно составить за один день, если есть подготовка, единое правило названий и работа вдвоём. Важно не идеальное исполнение, а само начало: при втором пересчёте список очистится сам. Если в вашем магазине очень много товара или не хватает времени, команда AniqHisob составит список за вас и передаст результат инвентаризации в виде готовой таблицы.