Коробка, штука, килограмм: учёт товара в разных единицах

Допустим, чай приходит в магазин коробками по 24 штуки, а покупателю продаётся поштучно. Сахар закупается мешками по 50 килограммов, а уходит килограммами или пакетами по одному килограмму. В таблице написано «остаток: 12», но 12 чего: коробок, штук или килограммов? Именно здесь остаток может мгновенно ошибиться в 24 раза. Это одна из самых дешёвых, но самых частых ошибок в учёте товара: путаница с единицами измерения.

Три вида единиц

У каждого товара может быть минимум три единицы:

• единица прихода: как товар приезжает (коробка, мешок, упаковка);
• единица учёта: в чём в таблице ведётся остаток;
• единица продажи: как берёт покупатель (штука, килограмм, литр).

Главное правило: ведите остаток в самой мелкой продаваемой единице. Чай в штуках, сахар в килограммах. При приходе вы переводите коробку или мешок в эту единицу, а при продаже ничего переводить не нужно. Тогда цифра «12» в таблице всегда имеет один смысл.

Покупателю, который берёт коробку целиком, вы иногда даёте цену ниже. И в этом случае остаток ведётся в штуках: в строке продажи пишется «1 коробка = 24 шт.», а разница в цене стоит отдельной ценовой строкой. Тогда и учёт, и скидка видны чётко.

Столбец-коэффициент

Не надейтесь на память при пересчёте, запишите переход в таблицу. Добавьте в список товаров два столбца: «Единица прихода» и «Сколько в ней». Примеры:

• чай: коробка, 24 шт.;
• сахар: мешок, 50 кг;
• мыло: упаковка, 6 шт.

Теперь приход считается точно. Условный пример: пришло 5 коробок чая, значит, оприходуется 5 × 24 = 120 штук. Если коробка стоит 48 000 сумов, себестоимость штуки 48 000 / 24 = 2 000 сумов. Так и себестоимость, и остаток стоят в одной единице, а прибыль считать проще.

Если один товар вы берёте у двух поставщиков, упаковка может быть разной: у одного коробка по 24, у другого по 20. Тогда записывайте коэффициент отдельно по партии или по поставщику.

Весовой товар

У товара, который продают на вес, появляется второй вопрос: килограмм или грамм? Выберите что-то одно и пользуйтесь этим всегда. Для большинства удобен килограмм: 250 граммов записывается как 0,25 кг. Смешанные записи, когда в одной строке «кг», а в другой «г», быстро запутают вас.

После вскрытия мешка бывает и естественная убыль: высыпание, пыль, погрешность весов. Условный пример: вы расфасовали мешок сахара в 50 кг по пакетам по одному килограмму и получили 49,6 кг. Запишите фактически полученное количество, а разницу в 0,4 кг отметьте как «естественная убыль». Эта разница не товар и не украденное, а просто факт, который нужно учесть.

Это влияет и на себестоимость. Условный пример: мешок стоит 380 000 сумов. Если считать его за 50 кг, килограмм обходится в 7 600 сумов. Если в действительности получилось 49,6 кг, настоящая себестоимость 380 000 / 49,6 = примерно 7 661 сумов. Разница мала, но на сотнях килограммов становится заметной.

В пересчёте не забывайте единицу

В листе пересчёта у каждой строки должна быть указана единица. Число само по себе ничего не значит. Вскрытые и невскрытые коробки считайте отдельно:

1. запишите число целых коробок;
2. отдельно пересчитайте штуки, вынутые из коробок;
3. итого = коробки × коэффициент + штуки.

Условный пример: 3 целые коробки и 7 штук россыпью дают 3 × 24 + 7 = 79 штук. Если сотрудник напишет просто «10», потом никто не поймёт, это 10 коробок или 10 штук.

Частые ошибки

Четыре самые частые ошибки:

• приход вносят в коробках, продажу пишут в штуках, и остаток уходит в минус;
• цену записывают за коробку, но умножают на штуки;
• один товар стоит в двух строках под двумя названиями в двух единицах;
• коэффициент изменился (поставщик вместо коробок по 24 стал присылать по 20), а в таблицу его не внесли.

Вывод

Единица измерения кажется мелочью, но способна испортить и остаток, и себестоимость, и прибыль. Учёт в самой мелкой единице, столбец-коэффициент и единица в листе пересчёта предотвращают большинство ошибок. Если единицы в вашей таблице уже перепутаны и доверия к остаткам нет, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, заново определит остатки и поможет навести порядок в учёте.