Передача товара сотруднику: простые правила

Каждый момент, когда товар переходит из рук в руки, — самое слабое место учёта: ежедневная смена, приход нового продавца, увольнение сотрудника или его уход в отпуск. Если товар передаётся без совместного пересчёта, неясные расхождения прошлых дней ложатся на следующего человека, а поиск виноватых никого точно не называет. Для примера возьмём магазин бытовой техники: блендеры, утюги, пылесосы, микроволновые печи, всего 86 позиций. Один товар здесь стоит сотни тысяч сумов, поэтому каждая пропавшая единица заметна.

Почему именно момент передачи так важен

Допустим, продавец Дильшод уволился, на его место пришла Азиза, а товар не пересчитывали. В конце месяца не хватило двух блендеров. Дильшод говорит: «Когда я уходил, они были». Азиза: «Когда я пришла, их тоже не было». Возможно, оба говорят искренне, но доказательств нет. В итоге обижены и владелец, и сотрудники. Один лист акта решил бы этот вопрос за минуту.

Два вида передачи

Объём передачи зависит от ситуации:

• Ежедневная смена (5–7 минут): 10 самых дорогих позиций и деньги в кассе пересчитываются вместе, результат записывается на коротком листе.
• Полная передача (новый сотрудник, увольнение, длительный отпуск): пересчитываются все позиции. Вдвоём 86 позиций занимают около полутора-двух часов. Запланируйте это время на спокойный период рабочего дня.

Раз в месяц пересматривайте десять позиций из ежедневного списка: в него должны входить пять самых дорогих товаров и пять товаров, по которым в прошлом месяце было больше всего расхождений. Тогда короткий пересчёт направлен туда, где риск выше всего. Сотрудник, уходящий в долгий отпуск, подпадает под правило полной передачи и перед уходом, и по возвращении.

Акт приёма-передачи

Лист представляет собой простую таблицу. Столбцы: код, название, по учёту, фактически, разница, примечание. Внизу: дата, время, имя и подпись передающего и принимающего. Выставочный товар (образцы на витрине) помечайте отдельно. Это предотвращает множество ложных недостач. Например, в таблице блендеров 5 штук, на полке реально 4. Разница одна штука. Но пятый стоит на витрине как образец, просто в списке не было столбца «на витрине». Правильная запись: на полке 4, на витрине 1, разница 0.

Порядок пересчёта: сначала дорогие товары, потом остальные; принимающий считает сам, передающий читает по документу. Не наоборот, ведь принимающий должен увидеть всё своими глазами. Дайте новому сотруднику в первый же день самому заполнить акт: так он усваивает правило не на слух, а на деле.

Если выявилась разница

Разница записывается в момент передачи и не перекладывается ни на кого «молча». Причину ищите в течение дня: возврат, образец, незаписанная продажа, неверное название. Часто разница пропадает именно на этом шаге. Разница не означает, что сотрудник виноват: задача акта не обвинять, а сузить круг — когда и в какую смену появилась разница. Если причина не найдена, решает владелец: записать ли разницу в общую недостачу или рассмотреть её в согласованном с передающим порядке. Соглашение о материальной ответственности оформляйте заранее, письменно, в рамках трудового договора, а юридическую сторону уточните у юриста: эта статья не образец документа.

Что передаётся, кроме товара

Передаётся не только товар на полках. Добавьте в перечень:

• деньги в кассе и открытые чеки;
• ключи от магазина и склада;
• доступ к таблице и пароли;
• список открытых долгов покупателей и ожидаемых заказов;
• телефоны поставщиков.

Если сотрудник уходит, в тот же день смените пароли, закройте его доступ к общей таблице и заберите ключи. Это не недоверие, а обычный порядок: тогда впоследствии никто не окажется под подозрением.

Вывод

Порядок передачи держится на трёх вещах: совместный пересчёт, письменный акт и разбор разницы в тот же день. Это не требует ни большого труда, ни много времени, но сохраняет доверие между владельцем и сотрудником. Если нужна помощь в проведении первой полной передачи, в настройке формы акта или в обучении сотрудников правилам, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию и поможет ввести порядок.