Где в малом бизнесе «утекают» деньги

Увидев недостачу, владелец магазина первым делом думает: «Кто-то своровал». На самом деле в малом бизнесе деньги обычно утекают не через одну большую дыру, а через десятки мелких трещин: каждая так мала, что её не замечаешь, а все вместе к концу месяца дают ощутимую сумму. Ниже мы разберём такие трещины по очереди и скажем, как найти каждую. Цифры приведены для примера, подставьте свои.

Приёмка: записано, но не привезено

Легче всего остановить потери, которые случаются там, где принимают товар. В накладной записаны 20 коробок напитков, из машины выгрузили 19, но водитель торопился, и документ подписали. Если коробка стоит 54 000 сумов, то один такой случай в неделю — около 2,8 млн сумов в год. Правило простое: прежде чем подписывать, пересчитайте, а при нехватке тут же запишите это в накладной и сообщите поставщику.

Однако считать одни коробки недостаточно: выборочно проверьте и содержимое одной-двух. Там, где написано «в коробке 12 штук», на деле может оказаться 11. При каждой приёмке смотрите на три вещи: количество, целость упаковки (разбитая или мокрая) и срок годности.

Цена, скидки и округление

• Поставщик поднял цену на 1 200 сумов, а на полке стоит старая. При 90 проданных штуках в месяц это 108 000 сумов потерь.
• Товар на вес (сыр, сухофрукты) записан в таблице штуками, и остаток каждый раз «плывёт».
• На кассе пробит похожий товар: другого цвета или объёма, но дешевле.
• Цена на ценнике отличается от кассовой, а покупатель всегда требует меньшую.

Если раз в неделю сверять ценники десяти товаров с кассовой и последней закупочной ценой, большая часть таких трещин закроется.

Фраза «остальные 500 сумов оставьте себе» приятна постоянному покупателю, но в учёте следа не оставляет. По 500 сумов, округлённых в 40 чеках в день, получается 20 000 сумов в день и 600 000 в месяц. Если это осознанное решение, хорошо, но тогда записывайте его. Задайте продавцу предел скидки, например 5 процентов, а для большего пусть спрашивают разрешения владельца. Скидку отражайте на кассе отдельной строкой, а не молча снижайте цену.

Просроченный и повреждённый товар

Испорченный, разбитый или просроченный товар уходит в мусор, но если его не списать, в таблице он по-прежнему «есть». В итоге на следующем пересчёте появляется недостача с неизвестной причиной. 15 пакетов молока в месяц по 11 000 сумов — это 165 000 сумов, что тоже немало. Распродать товар с приближающимся сроком со скидкой вовремя дешевле, чем выбросить: даже по себестоимости большая часть денег вернётся. А перед тем как выбросить, запишите: что, сколько, почему и кто был свидетелем.

Незаписанный расход и кражи

Товар, взятый домой, подарок покупателю, вскрытая «на пробу» упаковка, долг близкому человеку: всё это уходит со склада, но в таблицу не попадает. Например, домашние нужды на 50 000 сумов в неделю — это 200 000 сумов в месяц. Заведите для каждого случая отдельную причину расхода, и вы увидите сумму, а молчать об этом будет труднее.

Кражи тоже бывают, но стоят в конце списка. Сначала закройте все трещины выше, а оставшаяся разница уже будет по-настоящему подозрительной. Обвинять сотрудника без доказательств значит портить рабочую атмосферу и отвлекаться от настоящей причины, поэтому сначала проверьте документы.

Журнал утечек

Раз в месяц ведите одну страницу: дата, товар, количество, сумма и тип причины (приёмка, цена, скидка, срок, незаписанный расход, неизвестно). Заполняйте журнал сразу после пересчёта или еженедельной проверки, пока подробности свежи. В конце месяца сложите по типам. Строка «неизвестно» должна уменьшаться с каждым месяцем: это признак того, что учёт приходит в порядок. Начинайте исправления с самого крупного типа.

Вывод

Причина утечки денег чаще всего не злой умысел, а пробелы в учёте. Однажды найдёте и закроете их, и дальше это станет привычкой. Если вы сами не можете определить причину, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, поможет навести порядок в учёте и найти источники потерь.