Как учитывать товар, купленный на рынке без накладной

Многие небольшие магазины закупают товар сами. С утра вы едете на оптовый рынок, расплачиваетесь наличными, продавец говорит «чека нет, в следующий раз запишу», а вы грузите товар в машину и возвращаетесь. Цены остаются только в голове. К вечеру вы не можете точно сказать, во сколько обошёлся каждый товар, а на следующий день и вовсе забываете. Даже без бумажного документа запись о закупке должна быть: без неё нельзя посчитать ни прибыль, ни правильную цену.

Эта статья не о налоговых правилах, по ним лучше поговорить с бухгалтером или налоговым консультантом. Речь о вашем внутреннем учёте, который нужен в любом случае.

Что теряется при закупке без документов

Когда есть накладная, цена и количество записаны на бумаге. На рынке бумаги нет, поэтому выпадают три вещи:

• Себестоимость. Не зная, во сколько обошёлся товар, вы ставите цену «на глаз» и можете продавать в убыток.
• Приход. Если товар не попал в таблицу, остаток выглядит меньше фактического, а позже имеющийся товар окажется «лишним».
• Деньги. Наличные, которые вы взяли на рынок, потом непонятно куда ушли.

Рыночные цены меняются изо дня в день, поэтому вчерашняя и сегодняшняя цена одного товара могут отличаться. Именно поэтому каждую закупку нужно записывать с её датой.

Ваш собственный лист закупки

Роль официального документа может сыграть простой лист, который вы составляете сами. Это тетрадь, Excel или заметка в телефоне. Столбцы такие:

1. дата;
2. продавец (имя, номер ряда или павильона, телефон);
3. название товара;
4. количество и единица измерения (штуки, коробки, кг);
5. цена за единицу;
6. итоговая сумма;
7. способ оплаты (наличные или перевод).

Пример строки (цифры условные): «понедельник | Карим-ака, ряд 3 | стиральный порошок, 3 кг | 20 коробок | 96 000 сумов | 1 920 000 сумов | наличные». С первого взгляда видно, что, у кого, сколько и по какой цене куплено.

Записывайте прямо у прилавка или наговорите голосовое сообщение, например в «Избранное» в Telegram. План «вечером запишу по памяти» почти всегда не срабатывает. Если сфотографировать стопку товара и бумажку с ценой, позже сомнений будет меньше.

Три правила

Первое правило: записывайте на месте, не отходя от рынка. Второе: проверяйте итог деньгами. Условный пример: на рынок вы приехали с 2 000 000 сумов, вернулись с 600 000. Значит, потрачено 1 400 000 сумов, и итог в листе должен быть таким же. Если получилось 1 250 000, то 150 000 сумов не записаны, и вспомнить их сейчас проще всего. Третье правило: всегда указывайте единицу измерения. Запись «чай, 10» может означать и 10 штук, и 10 коробок, а разница в цене огромна.

Когда вы вернулись в магазин

В тот же день перенесите данные из листа в основную таблицу: товар оприходуется, а цена за единицу становится себестоимостью. Если один и тот же товар вы брали у разных продавцов по разным ценам, посчитайте среднюю цену. Условный пример: куплено 100 штук по 5 000 сумов и 50 штук по 5 600 сумов. Общие затраты 500 000 + 280 000 = 780 000 сумов, а средняя цена на 150 штук составляет 5 200 сумов. Именно от этой цифры вы отталкиваетесь при назначении цены продажи, не забывая добавить расходы на дорогу и разгрузку.

Перед поездкой на рынок

Есть ещё две привычки, которые облегчают запись. Первая: ехать на рынок со списком, в котором указано, какой товар нужен, сколько брать и каков остаток. Тот, кто едет без списка, нередко покупает лишнее и замораживает деньги. Вторая: вести список постоянных продавцов, где у каждого записаны имя, телефон и последние цены. Тогда вы быстро заметите, что цена выросла или продавец сменился, а в торге опираетесь на точные цифры.

Вывод

Отсутствие документа не означает отсутствия учёта. Один простой лист, запись на месте и сверка итога с деньгами возвращают в учёт каждый товар, купленный на рынке. Если из-за закупок без документов за несколько месяцев остатки и цены запутались, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, определит реальные остатки и поможет восстановить учёт.