Как учитывать товар, возвращённый покупателем

Когда покупатель возвращает товар, многие владельцы магазинов отдают деньги, ставят товар на полку и считают дело законченным. А в учёте от этого события не остаётся и следа: в кассе денег стало меньше, на полке товара прибавилось, а цифры в таблице стоят как стояли. В итоге и остаток, и касса перестают сходиться, а причину найти трудно. Чтобы правильно учитывать возвраты, сложная система не нужна, хватит трёх-четырёх правил.

Возвраты бывают разные

На практике встречаются три разные ситуации, и каждая оставляет в учёте свой след:

• Товар в хорошем состоянии, покупатель передумал. Товар возвращается на склад, деньги возвращаются покупателю.
• Товар с дефектом: разошёлся шов, не работает, треснул. Деньги возвращаются или товар меняется, но бракованный товар в продажу не возвращается: он уходит поставщику или в списание.
• Обмен: покупатель берёт другой размер, цвет или модель. Это два отдельных движения: один приход и один расход.

Условия возврата определите заранее и напишите у кассы: в течение скольких дней, с чеком и ярлыком, в неиспользованном виде. Тогда продавец не решает каждый раз по-своему, а покупатель знает, чего ждать. Правила не должны противоречить законным правам покупателя, а если сомневаетесь, проконсультируйтесь со специалистом.

Обмен на примере двух движений

Возьмём магазин обуви. Покупатель купил кроссовки 38-го размера за 320 000 сумов, на следующий день пришёл, сказал, что они малы, и взял 39-й размер. Цена та же, денег никто не двигал, поэтому продавец ничего не записал. Результат: в таблице размер 38 числится в количестве 0, а размер 39 — одна пара, на полке же наоборот, пара 38-го размера есть, а 39-го нет. Общее число выглядит верным, но обе позиции ошибочны. Следующий покупатель просит 39-й, таблица говорит «есть», а на полке пусто. Правильных записей две: по размеру 38 приход 1 пара (возврат), по размеру 39 расход 1 пара (обмен).

Журнал возвратов

У кассы должна лежать тетрадь или таблица, куда записывается каждый возврат. Как минимум нужны столбцы:

• дата и номер исходного чека продажи;
• название товара, размер или вариант;
• причина возврата;
• состояние товара: хорошее или с дефектом;
• сумма возвращённых денег и способ (наличные, карта);
• сотрудник, принявший возврат;
• дальнейшее действие: на полку, в зону брака или поставщику.

Столбец «причина» очень полезен. Если один товар возвращают часто, проблема не в покупателях: таблица размеров неверна, описание вводит в заблуждение или качество низкое.

Проверка до выкладки

Не ставьте возвращённый товар сразу на полку. Сначала осмотрите упаковку, ярлык и комплектность, убедитесь, что вещью не пользовались. Выделите отдельную коробку или полку «возвраты». Прошедшее проверку выставляйте в продажу, не прошедшее переносите в зону брака. Если ярлык потерялся, наклейте его заново, иначе товар на кассе пробьётся по другой цене или не найдётся вовсе.

Бракованный товар и движение денег

На бракованный товар составьте акт: дата, товар, вид дефекта и, в идеале, фото. В договоре с поставщиком могут быть условия возврата или замены брака, поэтому не оставляйте его без документа. Если поставщик товар не забирает, спишите его и запишите причину расхода.

Возврат денег на кассе тоже должен оставлять след. Проведите его отдельным чеком возврата или записью с минусом в кассовой тетради. Если этого не сделать, в конце дня никто не объяснит, почему в кассе недостаёт денег. По онлайн-заказам (Telegram, маркетплейс) оприходуйте товар, который вернул курьер, когда он действительно дошёл до склада, а пока он в пути, помечайте его отдельно как «в пути».

В конце месяца просмотрите журнал: сколько было возвратов, на какую сумму и какой товар возвращали чаще всего. Если возвратов от месяца к месяцу становится больше, ищите причину.

Вывод

Каждый возврат — это как минимум одна, а чаще две записи: движение товара и движение денег. Обмен же всегда требует двух товарных записей. Когда это станет привычкой, загадочные расхождения между остатком и кассой исчезнут. Если возвраты годами не записывались, команда AniqHisob проведёт инвентаризацию, восстановит остатки и поможет наладить порядок учёта возвратов.