Минимальный остаток: когда заказывать снова

Одна из самых неприятных минут для владельца магазина: покупатель просит самый ходовой товар, а полка пуста. Вы заказываете сейчас, но товар придёт через три дня, а покупатель за это время уходит в другой магазин. Решение простое и называется «минимальный остаток»: для каждого важного товара вы определяете число, при достижении которого пора делать новый заказ, пока товар ещё не закончился.

Что такое минимальный остаток

Минимальный остаток (точка перезаказа) — это граница: когда на полке и на складе осталось столько товара, нужно заказывать у поставщика. Смысл в том, что с момента заказа до прихода товара продажи продолжаются. Поэтому часть товара нужно заранее оставить в запас на срок поставки.

Формула расчёта такая. Минимальный остаток = средняя дневная продажа × срок поставки (в днях) + страховой запас.

Страховой запас нужен на непредвиденное: продажи могут вырасти, а поставщик может задержаться. Обычно его берут равным 1–3 дням продаж.

Пример расчёта

Товар: подсолнечное масло (1 литр).

• В день продаётся в среднем 6 штук.
• Доставка с оптовой базы занимает 4 дня.
• Страховой запас: продажи за 2 дня.

Считаем: 6 × 4 + 6 × 2 = 24 + 12 = 36 штук. Значит, когда остаток опустится до 36 штук, нужно делать новый заказ. Если 36 штук — общее количество на полке и на складе, то до прихода заказа вы продадите 24 штуки, а оставшиеся 12 штук так и будут лежать как страховой запас.

Откуда брать цифры

Дневные продажи. Сложите продажи за последние 30 дней и разделите на 30. Если товар часто заканчивался, исключите дни, когда его не было: иначе продажи покажутся меньше, чем есть на самом деле.

Срок поставки. Записывайте не то, что обещает поставщик, а сколько дней реально прошло: день заказа и день прихода товара. С оптовой базы в Ташкенте товар может прийти за день, а из области или из-за границы он идёт несколько дней или недель. Если задержки случаются чаще, увеличьте страховой запас.

Автоматизация в Excel

Добавьте в таблицу столбец «Минимальный остаток» и рядом столбец состояния. Например: =ЕСЛИ(C2<=D2;"Заказать";""). Здесь C — текущий остаток, D — минимальный. Как только остаток доходит до границы, строка сама подаёт сигнал, а цветовая подсветка (условное форматирование) делает его ещё заметнее. Каждое утро просматривайте строки с надписью «Заказать» и отправляйте заказ поставщику.

Полезен ещё один столбец: «Дата заказа». Он показывает товар, который уже заказан, но ещё не пришёл, и защищает от повторного заказа. Когда товар придёт, очистите дату и запишите приход.

Минимальный остаток отвечает на вопрос «когда», а для вопроса «сколько» нужно отдельное решение. Простое правило: заказывайте количество, покрывающее продажи за две-четыре недели. Для ходового и удобного в хранении товара берите больше, для медленного и скоропортящегося меньше. Например, для масла, которого продаётся 6 штук в день, заказ на две недели составит 6 × 14 = 84 штуки, и эту партию вы заказываете, как только остаток дошёл до минимума. И помните: лишний заказ тоже убыток, потому что он замораживает деньги.

Самые частые ошибки

• Минимальный остаток задают один раз и годами не меняют, хотя продажи выросли или сменился сезон.
• Срок поставки берут по обещанию поставщика, а на деле он дольше.
• Не отмечают, что заказ сделан, и заказывают повторно на тот же товар, который уже едет.
• Остаток в таблице неверный, поэтому сигнал срабатывает поздно.

Вывод

Минимальный остаток — простой сигнал, который предупреждает, пока товар не закончился. Чтобы он работал верно, остаток в таблице должен совпадать с реальным. Если таблица и полка расходятся, AniqHisob проведёт инвентаризацию и установит реальные остатки, после чего задавать минимальный остаток будет надёжно.